Il Controllo di Gestione: [ cosa è ] - [ serve davvero? ]

Cosa è

È il segreto per avere una azienda sempre competitiva e di successo.

È un'indispensabile strumento per il buon governo dell'azienda. È un insieme di tecniche e strumenti per costruire e simulare scenari economici e finanziari, controllare i risultati della gestione e aiutare a delineare le strategie per migliorare i risultati. Ha origine in USA negli anni '20.

Gli strumenti di controllo di gestione, come ad esempio analisi di bilancio, budget per conto di contabilità, calcolo dei costi di prodotto, contabilità industriale, richiedono, per decidere nel migliore dei modi, una visione aziendale a 360° a causa dell'aumentata complessità nella gestione dovuta al cambiamento dei mercati e della concorrenza.

Da sempre il controllo di gestione non è stato considerato importante dalle aziende italiane piccole e medie, che hanno concentrato i loro sforzi organizzativi su innovazione di prodotto e di processo di fabbricazione, fattori estremamente importanti, ma che non bastano più per avere vantaggi competitivi sui mercati.

Per gestire le decisioni la maggioranza delle aziende utilizza solo due strumenti del controllo di gestione: analisi di bilancio e controllo del budget per conto di contabilità.

Per decenni le aziende li hanno utilizzati e continuano a farlo perché credono che siano sufficienti per decidere nel modo migliore, ma questi strumenti sono solo una parte delle tecniche di controllo di gestione e già dagli anni '80 non aiutano più le aziende a prendere corrette decisioni competitive.

Utilizzando solo analisi di bilancio e controllo del budget per conto di contabilità è impossibile decidere nel migliore dei modi, perché è impossibile ottenere dati strategici per le decisioni.

Questi due strumenti mostrano ciò che è avvenuto ieri e non aiutano a cambiare radicalmente ed in profondità l'azienda: quando si prendono decisioni che ipotecano il futuro commerciale, produttivo, finanziario bisogna avere informazioni che guardano verso il domani.

Per decidere bisogna avere informazioni: le decisioni di oggi saranno i bilanci di domani.

John. F. Kennedy (presidente USA) diceva: "Il cambiamento è una legge della vita e coloro che si ostinano a guardare sempre solo al passato o si concentrano unicamente sul presente possono essere sicuri di perdersi il futuro".

Per decidere prezzi di vendita, difendersi dalla concorrenza, definire strategie commerciali e produttive sono necessari anche altri strumenti di controllo di gestione.

• budget costi standard di materiali e lavorazioni esterne
• budget costo orario dei dipendenti per ogni reparto/ufficio
• budget costo orario dei macchinari di produzione
• budget delle spese generali per reparto e ufficio
• distinte base e cicli di lavorazione per ogni prodotto
• calcolo incidenza delle spese generali per i listini di vendita
• calcolo costo di distribuzione di ogni prodotto presso ogni cliente
• esame della redditività per cliente e per articolo

Ecco uno schema molto semplificato che ne spiega il flusso:

Quando la concorrenza aumenta, i clienti cambiano fornitore anche per piccole differenze di prezzo: l'esperienza ha insegnato che le aziende utilizzano sistemi di calcolo di costi e prezzi spesso impostati con criteri errati, che generano notevoli differenze rispetto ai calcoli eseguiti con metodi corretti, con la conseguenza di impedire una maggior competitività sui mercati.

Serve davvero?

Questi dati fanno capire che i cambiamenti nel mercato globale obbligano il 99% delle nostre aziende manifatturiere ad un salto qualitativo nei metodi di gestione ed a fusioni di imprese: la ridotta dimensione in termini di dipendenti non può più essere il vincolo all'innovazione organizzativa.

Per continuare ad essere competitivi si deve cambiare il modo di gestire l'azienda e per farlo servono altri strumenti in aiuto alla Direzione.

Nella nostra professione spesso incontriamo imprenditori delusi dai risultati di bilancio, preoccupati dall'aumento delle difficoltà e che dicono "eh, una volta era tutto più facile e si lavorava tranquilli e non di corsa come oggi", allora chiediamo cosa produce la loro azienda per capire il settore e i problemi e poi facciamo la domanda: "avete il controllo di gestione?".

Molto spesso le risposte sono: "lo fa il commercialista", "sono sempre andato avanti senza, e ho costruito una bella azienda", "non ho tempo per farlo", "non mi serve, della mia azienda so tutto".

Chiediamo: "ma che controlli fate?" e le risposte più frequenti sono: "guardo il fatturato", "guardo il bilancio e la situazione con le banche", "controllo i costi", "guardo l'analisi di bilancio".

Allora ci vengono in mente tre frasi celebri:

Cambia prima di essere costretto a farlo
John F. Welch (americano, direttore generale General Electric)

Non sempre cambiare equivale a migliorare, ma per migliorare bisogna cambiare
Winston Churchill (britannico, primo ministro britannico)

Se non cambiamo direzione, probabilmente finiremo dove siamo diretti
(proverbio cinese)

Gli imprenditori delle aziende piccole e medie sono straordinari per passione, inventiva, competenza tecnica, ma non hanno gli strumenti necessari per un'azienda competitiva.

Le aziende senza controllo di gestione non riescono più a gestire con successo l'attività commerciale e produttiva: ecco perché hanno problemi e bilanci deludenti.

Proseguiamo a fare precise domande all'imprenditore, ... MA SAPETE ... ?:

• … QUANTO COSTA OGNI PRODOTTO, spese generali comprese ?
• … SE GUADAGNATE O PERDETE per ogni cliente / articolo/ area geografica ?
• … SE UN CLIENTE PASSA ALLA CONCORRENZA, COME CAMBIA IL BILANCIO ?
• … SE UN CLIENTE CHIEDE SCONTI, FINO A CHE PREZZO POTETE SCENDERE ?

L'imprenditore ci risponde "non lo sappiamo", così gli spieghiamo cos'è il controllo di gestione e a cosa serve, e capisce che:

• i metodi e i controlli che utilizza non danno informazioni strategiche
• gli mancano strumenti che aiutino a decidere bene e in fretta
• il controllo di gestione serve davvero

L'imprenditore allora chiede la nostra collaborazione: per noi c'è il piacere professionale ed umano di lavorare insieme a lui che non vuole arrendersi alla crisi, ha profonda esperienza nel suo settore e vuole ottenere migliori risultati.

Con lui proviamo enorme gioia nel vedere che, con il lavoro di tutti i collaboratori, migliorano la competitività commerciale e i bilanci, e ritorna l'entusiasmo in l'azienda.

Queste sono le soddisfazioni nel nostro lavoro: la nostra missione è di aiutare le aziende a non smettere mai di migliorarsi per costruire un futuro migliore.

Ecco uno schema che illustra alcuni esempi di obiettivi aziendali e fa capire che il controllo di gestione è uno strumento indispensabile per essere competitivi.

Obiettivi / Azioni correttive / Strumenti di controllo